Dzięki pracy we wspólnych przestrzeniach biznesowych można nawiązać wiele – czasem niespodziewanych – kontaktów biznesowych, które zaowocują w przyszłości, a nie trzeba przy tym utrzymywać własnych biur, sprzątać ich i troszczyć się o bieżące opłaty.
Możliwość korzystania z biurka z wygodnym fotelem lub biura na godziny we wspólnej przestrzeni prestiżowego centrum biznesowego, wirtualny adres korespondencyjny i rejestracyjny firmy oraz nowe kontakty biznesowe – to tylko niektóre korzyści, które daje praca w biurach coworkingowych. W niektórych można liczyć również na pomoc księgową i prawną, a w trakcie pracy skorzystać ze strefy relaksu.
Wirtualnie, ale nie tylko
Wybór sposobu pracy przedsiębiorcy zależy od jego potrzeb i możliwości finansowych. Początkujące firmy, które dopiero zaczynają działalność, często zaczynają od nawiązania współpracy z wirtualnym biurem. Można w nim spółkę zarejestrować i skorzystać z adresu korespondencyjnego, ale nie tylko. Można też liczyć na obsługę telefonu z przyznanym firmie numerem lub przekierowywanie rozmów na wskazany numer komórkowy, obsługę poczty i przekazywanie jej e-mailem, drukowanie i wysyłanie korespondencji, skanowanie korespondencji i dokumentów oraz przesyłanie ich pod dowolny adres kurierem.
Wiele biur oferuje też przechowywanie dokumentów niezbędnych do kontroli, a wtedy przedsiębiorca może mieć pewność, że są one odpowiednio zarchiwizowane i zabezpieczone przed kradzieżą. Można również liczyć na pomoc w utworzeniu strony internetowej, która dzisiaj jest podstawą prowadzenia każdej firmy i budowania jej wizerunku.
Czasem wirtualne biuro oferuje sprzedaż zarejestrowanych już spółek. W mBiurze np., które ma swoje oddziały w Warszawie, we Wrocławiu, w Katowicach, Gdańsku, Gdyni, Poznaniu i Krakowie, spółkę z o.o. można kupić za niecałe 2 tys. zł przy pełnej obsłudze prawnej. Można też skorzystać z jej obsługi księgowej, dzięki czemu z wirtualnego adresu będzie można korzystać bez opłat. W Cube Centre za spółkę z o.o. zapłaci się 3,5 tys. zł brutto, za spółkę komandytową 5,27 tys. zł.
Warto sprawdzić: Jak pozyskać wsparcie na swój pierwszy biznes
Wirtualne biuro nie musi być też całkiem wirtualne, ponieważ najczęściej usługi takie świadczą biura coworkingowe, które oferują również biura na godziny, tygodnie lub miesiące. W razie spotkania biznesowego można więc wynająć niewielkie biuro lub salkę konferencyjną. W Vibiurze klienci wirtualnego adresu mogą wynająć biuro za 30 zł za godzinę lub 140 zł za dzień albo zdecydować się na pakiet określonej liczby godzin, które można wykorzystać w ciągu trzech miesięcy, np. 20 godzin za 450 zł.
Rozwiązanie takie jest więc znacznie tańsze niż wynajem miejsca na prowadzenie stałego biura i odpowiednie jego wyposażenie w niezbędne meble oraz media. Ceny w wirtualnych biurach zaczynają się od kilkudziesięciu złotych. Wiele zależy od zakresu usług. Zawsze droższe są adresy nie tylko korespondencyjne, ale również rejestracyjne dla spółki. Cena zależy też od sposobu płatności. Najdrożej jest przy uiszczaniu opłaty co miesiąc, najtaniej przy płatności za rok. W warszawskim Wirtualnym Biurze All Inclusive np. opłata miesięczna wynosi 79 zł, przy abonamencie na rok spada do 49 zł za miesiąc.
Prowadząc biznes, zamiast inwestować w powierzchnię biurową, można skorzystać z elastycznych form najmu na czas. Fot. Adobe Stock
Biurko lub biuro na godziny
Freelancerzy mający najczęściej zarejestrowaną już działalność gospodarczą w mieszkaniu coraz częściej doceniają natomiast wynajmowanie biurek na godziny lub w abonamencie, ponieważ praca w miejscu zamieszkania nie zawsze sprzyja skupieniu, podobnie jak praca na dłuższą metę w ulubionej kawiarni. Posiadanie swojego biurka w biznesowej przestrzeni jest więc świetną alternatywą dla wszystkich tych, którzy nie pracują na etatach lub mogą pracować zdalnie, a którym ciężko jest się skupić we własnych czterech ścianach. To także dobry pomysł dla osób, które nie chcą lub nie mogą ze względów finansowych pozwolić sobie na posiadanie nawet niewielkiej siedziby firmy.
Wynajmujący biurka na godziny dostają w pakiecie wygodny fotel oraz dostęp do stałego i szybkiego łącza wi-fi. W firmach specjalizujących się w wynajmie biurek można także liczyć na dostęp do skanera i drukarki, czasem również na zamykaną na kluczyk szafkę, w której można zostawiać dokumenty i sprzęt potrzebny do pracy, jeżeli biurko wynajmuje się na dłuższy czas.
Warto sprawdzić: Samozatrudnienie to dobry pomysł?
Biurka na godziny można wynajmować na godziny, na całe dni lub w abonamentach godzinowych, tygodniowych lub miesięcznych. Różne są też przestrzenie. Najtańsze są biurka we wspólnej przestrzeni, zajmowane jak miejsca w bibliotece, czyli kto pierwszy, ten lepszy, droższe są biurka prywatne we wspólnej przestrzeni z prywatną linią telefoniczną. W firmie biurcoo wynajem biurka kosztuje w pakiecie standard 8 zł, 35 zł za dzień. Przy wynajmie na cztery dni zapłaci się 100 zł, a na miesiąc 450 zł.
Ceny wynajmu biur zależą też od lokalizacji, liczby placówek udostępnianych w kraju i za granicą, pakietu oferowanych usług. W Omnioffice w jednej z trzech lokalizacji warszawskich można wynająć miejsce do pracy w biurze dziesięcioosobowym za 1,1 tys. zł netto miesięcznie. Dodatkowo za 150 zł miesięcznie można wykupić miejsce parkingowe. W innej lokalizacji w ramach pakietu za 1,2 tys. zł dostanie się dodatkowo dostęp do siłowni lub strefy fitness. Bonusem oferty Omnioffice jest karta Biznes, która daje do 50 proc. zniżki na usługi hotelowe, gastronomiczne i medyczne. W biurze coworkingowym Sobusy za miesiąc wynajmu mikrobiura dla jednej osoby płaci się 1,1 tys. zł, dla dwóch 1,6–1,8 tys. zł. Pakiet obejmuje m.in. obsługę recepcyjną, bezpłatne skanowanie, szafkę na dokumenty, herbatę, kawę i wodę mineralną bez ograniczeń oraz wstęp do strefy relaksu.
Dodatkowe usługi
Z biur coworkingowych należących do międzynarodowych sieci korzystają nie tylko małe i średnie firmy. Z przestrzeni np. WeWork, który ma kilka biur w Warszawie i dziesiątki na całym świecie, korzystają m.in. Citibank, BlackRock, Adidas i Microsoft. A z przestrzeni firmy Mind Space, która jeden ze swoich oddziałów utworzyła w warszawskiej Hali Koszyki, takie firmy jak Siemens, Samsung, SAP, Booking.com, Barclays Bank, Lufthansa, Euronews. Coraz więcej z nich wynajmuje nawet całe piętra. Sieć międzynarodową tworzy też Regus, który ma kilka lokalizacji również w Polsce. Ogólnokrajową siecią jest natomiast Business Link.
Wiele biur coworkingowych oferuje nie tylko znakomicie wyposażoną przestrzeń biurową, ale także pomoc księgową i prawną. OmniOffice np. współpracuje z dużą międzynarodową firmą mającą doświadczenie w obsłudze mikro- i makroprzedsiębiorstw – w obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej. Opłata miesięczna za obsługę księgową wyliczana jest na podstawie liczby dokumentów, takich jak faktury, pozycje na wyciągu bankowym, polecenie księgowania, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie salda, różnice kursowe. Opłata za roczne deklaracje CIT oraz sprawozdanie finansowe wynosi 800 zł. Klienci Cube Centre również mają do dyspozycji całe zaplecze prawników i doradców podatkowych doświadczonych w obsłudze prawnej wszystkich spółek.
Biura coworkingowe pomagają nie tylko w prowadzeniu biznesu, ale również przy zakładaniu spółek. Niektóre z nich ograniczają się do spółek z o.o., ale są takie, które pomagają zakładać również spółki jawne, komandytowe, partnerskie, akcyjne i komandytowo-akcyjne. Na preferencyjnych warunkach traktują też startupy.
