ZUS i Poczta Polska po zakończeniu testów są gotowe do wdrożenia m.in. elektronicznego potwierdzenia odbioru, co w istotny sposób przyczyni się do skrócenia obiegu korespondencji. W perspektywie elektronizacja obejmie także komunikację do klienta.
Poczta Polska na zlecenie ZUS wysyła średniorocznie kilkadziesiąt milionów przesyłek, z czego samych informacji o stanie konta ubezpieczonego – 19 mln. ZUS we współpracy z Pocztą Polską przygotował szereg technicznych rozwiązań, które mają usprawnić proces wysyłki przesyłek i kontakt pomiędzy instytucje. Obsługa korespondencji wiąże się z każdorazowym tworzeniem rejestrów korespondencji, pocztowych książek nadawczych, czy zbiorczych zestawień przesyłek.
Od połowy 2011 r. w miejsce papierowego rejestru korespondencji powstał rejestr elektroniczny. Papierową książkę nadawczą zastąpiła książka elektroniczna, a w miejsce papierowego zbiorczego zestawienia przesyłek – zestawienie elektroniczne. Elektronizacja współpracy z Pocztą Polską objęła m.in. wymianę plików przekazów pocztowych do realizacji, kontrolę przekazów, czy raportowanie o stanie realizacji przekazów. Obecnie do placówek pocztowych w formie papierowej przekazywane są jedynie nadawane przesyłki. Natomiast ich potwierdzenie, już w formie elektronicznej, jeszcze tego samego dnia przekazywane jest do ZUS.
ZUS wspólnie z Pocztą Polską przetestował dodatkowo Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru, w ramach, którego w formie elektronicznej przekazywane są informacje o odbiorze przesyłki, dacie awiza czy dacie zwrotu. Rozwiązania te są możliwe do wdrożenia już na początku kwietnia. Warunkiem jest zmiana zapisów m.in. w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz Kodeksie Postępowania Cywilnego. Równolegle trwają wspólne prace obu instytucji nad wdrożeniem elektronicznych usług w ramach procesu reklamacji przesyłek oraz rozliczania faktur.
– To jednak nie wszystko – zapowiada Dariusz Śpiewak, wiceprezes ZUS ds. IT i dodaje: - Przed nami perspektywa elektronizacji samej korespondencji kierowanej do klientów ZUS, integracja płatności elektronicznych ZUS w zakresie obsługi składek na ubezpieczenia społeczne oraz udostępnienie elektronicznych usług świadczonych przez Zakład za pośrednictwem Poczty Polskiej. Elektronizacja bowiem, poza oczywistymi oszczędnościami, to szybsze dotarcie z informacją do naszych klientów. A dziś najdroższa jest wszak właśnie informacja.
