Warto mieć porządek w skrzynce z pocztą elektroniczną

Nowe technologie I Dzięki archiwizacji e-maili bezpiecznie przechowujemy dane i łatwiej odnajdujemy wiadomości.

Poczta elektroniczna, z której korzysta niemal każdy, jest wielkim zbiorem danych: wiadomości gromadzonych przez wiele lat, załączników, zdjęć, faktur, dokumentów. Często znalezienie konkretnej informacji jest trudne. A utrata e-maili byłaby bolesna. Mimo to niewiele osób decyduje się na ich archiwizację.

Jak wynika z badania firmy Mail Array, aż 80 proc. użytkowników nie potrafi odszukać starych e-maili. Archiwizacja bardzo to ułatwia. Przy przeszukiwaniu brana jest pod uwagę cała treść, włącznie z zawartością załączników.

– Dziś coraz więcej aplikacji działa w chmurze, np. bardzo popularna usługa Office 365. Choć dane w tej usłudze są przechowywane w chmurze, użytkownicy muszą pamiętać, że nadal przydatne jest posiadanie lokalnej kopii danych e-mail np. na zewnętrznym dysku twardym – mówi Tomasz Krajewski, szef zespołu inżynierów Veeam Software w Europie Wschodniej.

Dane w chmurze (jeśli nie dojdzie do awarii u dostawcy lub ataku hakerskiego) są oczywiście bezpieczne, nawet w przypadku awarii komputera. Ale co zrobić, gdy musimy dostać się do ważnego e-maila w momencie, kiedy nie dysponujemy połączeniem internetowym? Wtedy uratuje nas kopia wiadomości na przenośnej pamięci, dysku twardym lub płycie DVD.

Jest jeszcze jeden atut archiwizacji. Jeśli wykupujemy w chmurze niewielką ilość miejsca na e-pocztę, to posiadając kopie możemy sukcesywnie kasować stare e-maile, zwalniając powierzchnię. Miejsce to szybko się zapełni, bo co roku ilość wiadomości rośnie średnio o 13 proc.

Pocztę elektroniczną zawsze możemy zarchiwizować niezależnie od tego, czy subskrybujemy pocztę jako usługę w chmurze, czy korzystamy z pakietów komercyjnych lub open source. Archiwizacja bywa również funkcją wbudowaną w programy pocztowe. Wystarczy ją wówczas uruchomić. Niestety, wiąże się to także z kosztami. W Outlooku korzystanie z takiej funkcji wymaga wykupienia licencji dostępu CAL (Client Access License) typu enterprise (są droższe od licencji standardowych).

Do komercyjnych programów archiwizujących należą m. in.: Cryoserver, CommVault Simpana, Symantec Enterprise Vault GFI MailArchiver, Astaro Mail Archiving (produkt Sophos, wersja open source pozwala na bezpłatną archiwizację), MailStore Home czy MailStore Server. Stworzoną za pomocą takich programów kopię bezpieczeństwa możemy zapisać na zewnętrznym dysku twardym, pamięci USB lub płycie DVD.

Archiwizacja może być również kupiona w chmurze. Jest to usługa coraz powszechniejsza. Według prognoz analityków, do końca 2017 r. rynek archiwizacji poczty w chmurze będzie większy niż lokalne instalacje. – Archiwizacja wykorzystująca chmurę jest dobrym rozwiązaniem. W razie utraty lub awarii urządzenia, na którym przechowujemy pocztę, będziemy w stanie odzyskać praktycznie całą korespondencję. Trzeba jednak pamiętać o systematycznym tworzeniu kopii zapasowych. Ustawienie reguł archiwizacji w trybie „lustrzanym” pozwoli replikować na bieżąco wszystkie dane do chmury. Dzięki temu użytkownicy mogą wyszukiwać i odzyskiwać zarchiwizowane wiadomości z każdego miejsca i w dowolnej chwili, również przy użyciu urządzeń mobilnych. – mówi Wieland Alge, EMEA, Barracuda Networks.

Do chmurowych rozwiązań należy np. SEJFMail. Usługa jest dostarczana w modelu SaaS (Software as a Service). Nie ma potrzeby instalowania jakichkolwiek programów czy pluginów. Standardowa cena usługi wynosi rocznie 999 zł netto za 400 GB wykupionych na archiwizację, 599 zł – za 200 GB i 99 zł – za 20 GB.

W Astro Mail Archive w chmurze cena rocznego abonamentu zależy od liczby skrzynek; im więcej, tym cena niższa. Na przykład przy 10 skrzynkach licencja dla pojedynczej skrzynki kosztuje 50 dolarów, a przy 50 skrzynkach – o połowę mniej.

W chmurze działa też MailStore, droższa Barracuda Message Archiver i wiele innych rozwiązań.

Przemysław Mazurkiewicz dyrektor EMEA EAST, System Engineering, Commvault

Zarówno w poczcie firmowej, jak i prywatnej znajduje się wiele ważnych informacji. Zazwyczaj zdajemy sobie z tego sprawę dopiero wtedy, gdy chcemy odnaleźć istotną informację z przeszłości, coś potwierdzić, czy np. znaleźć potrzebną fakturę. Jeśli nasz system pocztowy ogranicza ilość przechowywanych informacji, a tak jest bardzo często, możemy takich danych nie odnaleźć, ponieważ sami je w przeszłości usunęliśmy. Tymczasem archiwizacja poczty umożliwia długoterminowe przechowywanie e-maili wraz z załącznikami. Dodatkowo poprzez przeniesienie części e-maili do archiwum zwalnia miejsce i przyspiesza działanie systemu pocztowego. Nowoczesne systemy archiwizacji poczty pozwalają prowadzić określoną politykę przechowywania e-maili, uwzględniającą ich zawartość i istotność, co powstrzymuje niekontrolowany przyrost ilości archiwizowanych wiadomości.

Archiwizacja poczty rozwiązuje wiele problemów:

1 pozwala na szybkie wyszukanie wiadomości i załączników (tzw. proces eDiscovery);

2 zapewnia bezpieczeństwo; e-maile nie zaginą;

3 zwalnia miejsce na przechowywanie nowych wiadomości;

4 dzięki tzw. deduplikacji eliminowane są powtarzające się dane; badania firmy EMC wykazały, że każdy załącznik znajduje się średnio w trzech kopiach w różnych wiadomościach.