Kary przedpłacone możemy znaleźć w ofercie części banków, ale także instytucji pozabankowych. Wydają one zarówno karty przeznaczone do użytku służbowego, jak i odpowiednie do nagradzania pracowników i budowania ich lojalności wobec firmy.
Każda karta przedpłacona zasilana jest odpowiednią kwotą, a płacić nią można zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i internetowych oraz w wybranych miejscach, w zależności od przeznaczenia. Karty umożliwiają również płatności telefonem Apple Pay lub Google Pay, a część z nich może też służyć do wypłaty gotówki z bankomatu.
Te, które są przeznaczone na konkretne cele, np. dofinansowanie posiłków czy wczasów, albo opłaty drogowe, mają jednak blokady. Uniemożliwiają one wykorzystanie pieniędzy z karty niezgodnie z ich przeznaczeniem.
Atuty kart prepaid
Prepaidy mają wiele zalet zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dzięki nim czas pobierania zaliczek na wyjazdy służbowe już mija. Podobnie jak wydawania papierowych bonów świątecznych, talonów żywnościowych i karnetów do siłowni czy szykowania paczek dla dzieci pracowników, co znacznie oszczędza czas i ułatwia rozliczenia. Poza tym, pieniądze przekazywane pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, są kosztem uzyskania przychodu, nie są więc obciążone składką ZUS, a dla kwot do tysiąca złotych nie wymagają odprowadzenia podatku.
Warto sprawdzić: Bonusy od banku dla nowego przedsiębiorstwa
Proste rozliczenia
Karty przedpłacone mogą też być częścią strategii motywacyjnej, pomagać w budowaniu marki, wspierają sprzedaż i działania marketingowe. Pracownicy dostają natomiast bonusy, które nie tylko zwiększają ich wynagrodzenie, ale dają też możliwość wykorzystania w dowolnym czasie.
Bonusem może być na przykład dofinansowanie dojazdów do pracy, co umożliwia karta flotowa BonCard Visa, dzięki której można tankować na wszystkich stacjach w całej Polsce bez pobierania faktur.
Prepaidy to jednak nie tylko bonusy. Doskonale sprawdzają się w rozliczeniach firmowych. Zarówno w przypadku wyjazdów służbowych, jak i codziennych wydatków. Karty delegacyjne BonCard Visa pozwalają na finansowanie podróży służbowych, a w razie potrzeby opłatę noclegów i posiłków. Pozwala to na kontrolowanie wydatków i ułatwia rozliczenia. Na sfinansowanie podróży pozwalają też karty Mastercard WestStein, choć mogą być też przeznaczane finansowanie projektów i wydatków biurowych.
System masowych wypłat WestStein pozwala na dofinansowanie wielu kart jednym kliknięciem, a integracja z programem księgowym firmy zaoszczędzić czas na zarejestrowanie dokumentów z oddzielnych transakcji, co również zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.
Konkurencja na rynku kart prepaid zaostrza się. Prawdopodobnie niedługo w szranki staną również banki, ponieważ w czerwcu Rada ds. Systemu Płatniczego Narodowego Banku Polskiego opublikowała listę dobrych praktyk, do których powinny stosować się wydawcy kart. Kart podzielono na cztery rodzaje, ale tylko jeden może być przeznaczony dla firm w celu przekazania klientom lub pracownikom. Na razie prym wiodą jednak instytucje pozabankowe, które poszerzają wachlarz swoich usług.
Plastik zamiast bonu
Karty prepaid podnoszą prestiż, motywują pracowników, ale też nagradzają. Wydają je banki, ale nie tylko, a możliwość ich personalizacji pozwala na identyfikację ich z firmą.
Karty przedpłacone stanowią ok. 6 proc. wszystkich wydawanych kart. Wykorzystywane są do przekazania pracownikowi świadczeń, np. z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sprawdzają się jako forma premiowania i motywowania współpracowników, partnerów biznesowych i klientów w programach lojalnościowych.
Są też znacznie wygodniejszą formą premiowania i motywacji pracowników niż papierowe bony, przy których rozdzielaniu traci się cenny czas. Mogą być doładowywane wielokrotnie, nawet jeżeli miałoby to nastąpić dopiero z okazji kolejnych świąt i służyć tylko do płatności w sklepach, ale – jeżeli jest taka potrzeba – również mieć opcję wypłaty gotówki z bankomatu.
Warto sprawdzić: Karty z doładowaniem i bonusami dla firm
Nie tylko dla dużych
Pozabankowe firmowe karty przedpłacone nie wymagają założenia rachunku bankowego ani wizyt w oddziale. Po złożeniu zamówienia są dostarczane pod odpowiedni adres. Do wyboru są zarówno karty z paskiem magnetycznym, jak i zbliżeniowe. Wiele z nich pozwala na indywidualizację. Sodexo, który obsługując największą liczbę kart przedpłaconych na polskim rynku, zapewnia, że każda firma – niezależnie od wielkości, może liczyć na przygotowanie kart dopasowanych do swoich potrzeb i oczekiwań. Można więc zamówić plastiki z indywidualnym wizerunkiem, dopasowanym do prowadzonej akcji i odpowiednim logotypem. Można też bezpłatnie wybrać sieć akceptacyjną karty zawężoną do wybranych branż lub konkretnych punktów, np. stacji paliw, salonów kosmetycznych, agencji turystycznych lub sieci sklepów konkretnej marki.
Firmy wydające prepaidy współpracują też z biurami podróży, szkołami języków obcych i kinami. Dzięki temu, jeśli chce się promować swoje produkty w określonej sieci, Sodexo, BonCard czy Edenred mogą przygotować specjalną kartę ze wskazaną siecią punktów, w których będzie ona akceptowana.
Banki nastawione głównie na produkty masowe nie zawsze chcą świadczyć takie usługi, zwłaszcza gdy zamówienia dotyczą niewielkich liczb kart. Poza tym prepaidowe karty bankowe wymagają samodzielnego zasilania przez firmę, która je zamówiła. Sodexo np. zajmuje się zasilaniem kart na podstawie wytycznych, które otrzymuje od swoich zleceniodawców. Ich przewagą nad konkurencją jest też możliwość czasowego blokowania i odblokowywania. To duże ułatwienie, niewymagające zastrzeżenia, gdy plastik chwilowo się zawieruszy, ponieważ nie ma potrzeby, żeby starać się o kolejny.
Wady i zalety kart przedpłaconych
Pozabankowe firmowe karty są bardziej dostępne niż karty bankowe. Można zamawiać je przez internet i w aplikacjach mobilnych. Przesyłane są w ciągu kilku dni. Większość – poza kartami Sodexo – nie jest powiązana z żadnymi bankami. Ma to zarówno wady, jak i zalety.
Karty niepowiązane z polskimi bankami dają pewną anonimowość, bo transakcje nie są księgowane na rachunku bankowym w kraju. Karty Sodexo Benefits, których wydawcą jest Alior Bank, zapewniają natomiast większe bezpieczeństwo, ponieważ podlegają wszystkim obowiązującym w Polsce regulacjom finansowym i są objęte Bankowym Funduszem Gwarancyjnym.
Z kolei karta Prepaid MasterCard Taxback jest wydawana przez Prepaid Financial Services, jedną z najszybciej rozwijających się firm technologicznych zajmujących się płatnościami elektronicznymi w Europie.
Firmy oferujące prepaidy proponują użytkownikom swoich kart również dodatkowe usługi. Są to platformy, aplikacje mobilne i serwisy użytkownika, które pomagają w zarządzaniu kartami, zmienianiu PIN czy zastrzeganiu kart.
Można to również zrobić na stronie internetowej, w aplikacji mobilnej, kontaktując się z infolinią lub w bankomacie. Wartością dodaną kart przedpłaconych są promocje, które pozwalają na tańsze zakupy, co jest kolejną korzyścią dla ich użytkowników.
Pozabankowe firmowe karty przedpłacone nie wymagają założenia rachunku bankowego ani wizyt w oddziale. Fot. Shutterstock
Na rozrywkę i na zdrowie
Prepaidy mogą mieć wiele funkcji. Karty premiowe BonCard można wykorzystać do organizowania sprzedaży premiowej – nagradzania za zakup produktu czy usługi lub konkursów. Przedpłacona karta żywieniowa BonCard Visa służy natomiast do finansowania posiłków profilaktycznych dla osób zatrudnionych w trudnych warunkach.
Karty te nie zwiększają składki ZUS, jeżeli miesięcznie nie przekazuje się na nie więcej niż 190 zł. Wartość zasilenia kart nie jest też opodatkowana podatkiem VAT. Edenred wyliczył, że na składkach ZUS firma może zaoszczędzić do 468 zł na jednym pracowniku rocznie.
Dzięki kartom żywieniowym pracownicy mogą sami dostosowywać czas i miejsce spożywania posiłków w zależności od swojego systemu pracy. Zwolennicy samodzielnego przygotowywania posiłków mogą kupować produkty żywnościowe sami w supermarketach, sklepach spożywczych, mięsnych, piekarniach, a nawet cukierniach. Karty mają jednak pewne ograniczenia. Nie można nimi płacić za wyroby alkoholowe i tytoniowe.
Dofinansowaniu ciepłych posiłków w trakcie pracy służą też karty Lunch BonCard Visa i Lunch Pass Sodexo. Karty na posiłki profilaktyczne Ticket Restaurant Profilaktyka można zamówić również w Edenred. Karty te są akceptowane tylko w punktach gastronomicznych.
Warto sprawdzić: E-faktoring nawet dla freelancerów
Są też prepaidy, które służą relaksowi. Podarunkowa karta kulturalna BonCard Visa pozwala na zapewnienie pracownikom wypoczynku po pracy w wybranym miejscu, a blokada wypłaty z bankomatu daje pewność, że gotówka na niej zostanie odpowiednio wykorzystana. Podobnym celom służy karta rekreacyjna BonCard Visa, która jest akceptowana w wielu klubach sportowych, siłowniach, na basenach, a nawet w salonach urody, SPA i klubach fitness oraz Ticket Sport & Culture Edenred, dzięki której można spędzać czas z bliskimi, co w przypadku karnetu np. na siłownię nie byłoby możliwe, i karta Flexi Pass Sodexo.
W ofercie BonCard są również karty turystyczne, dzięki którym firmy mogą w wygodny sposób dofinansowywać wyjazdy urlopowe pracowników i kolonie lub obozy dla dzieci. Honoruje je wiele biur podróży, hoteli, pensjonatów i uzdrowisk. Karta zdrowotna honorowana jest natomiast w szpitalach, gabinetach stomatologicznych i aptekach.
W ofercie są również karty dziecięce, które mogą zastępować dawniej szykowane paczki dla dzieci, które nie zawsze były trafione. Dzięki karcie dziecko może samo sobie wybrać prezent lub pójść do parku rozrywki, sali zabaw lub ogrodu zoologicznego. Karty podarunkowe dla dzieci Ticket dla Ciebie wydaje też Edenred, podobnie jak karty wakacyjne Ticket Holiday. Możliwości do motywowania pracowników i związania ich z firmą na dłużej jest więc wiele.
