Wspólnie z ekspertami SaldeoSMART sprawdzamy co powinien wiedzieć pracownik i pracodawca w kontekście pracy zdalnej. Praca zdalna jest nowym standardem dla wielu Polaków, choć, co ciekawe, nadal nie jest ona jeszcze precyzyjnie uregulowana. To się jednak zmieni. 6 lutego 2023 roku zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw przepisy dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać za dwa miesiące. Jakie obowiązki będą mieć pracodawcy a jakie pracownicy? Sprawdzamy, co wprowadzi nowelizacja Kodeksu pracy pod kątem home office.

Definicja pracy zdalnej

Powrót do stacjonarnego modelu pracy z dawnych czasów nie jest możliwy. Rząd musiał zatem przygotować prawne ramy wykonywania pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy z domu reguluje obecnie ustawa o zapobieganiu i przeciwdziałaniu COVID-19 (ustawa antycovidowa).

- Zapis mówi, że „W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)” - wskazuje Kamila Batorz SaldeoSMART

Jednak to rozwiązanie tymczasowe. Pracownicy, związki zawodowe oraz pracodawcy domagali się precyzyjnych zasad stosowania pracy zdalnej - dodaje wskazuje Kamila Batorz.

Rada ministrów przyjęła projekt nowelizacji Kodeksu pracy 24 maja 2022 roku. Praca zdalna zastąpi występującą obecnie w Kodeksie pracy telepracę.

Zacznijmy od definicji pracy zdalnej. Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy, home office będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie/częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (np. pod adresem zamieszkania pracownika) i w każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Taka praca może odbyć się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania na odległość.

Obowiązki i prawa pracodawcy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej

Stosowanie pracy zdalnej będzie możliwe po porozumieniu zawartym między przedstawicielami pracowników i pracodawcą, ewentualnie na podstawie regulaminu pracy (jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych lub porozumienie nie może być osiągnięte).

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej będzie wiązało się z prawami i obowiązkami:

- pracodawca będzie uczestniczył w kosztach pracowników – zapewni materiały i dostęp do narzędzi pracy, także technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

- pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent za pracę zdalną jeżeli skorzysta z komputera lub innych własnych urządzeń technicznych, dostanie również zwrot kosztów za prąd i Internet,

- pracownik może skorzystać z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej – przez 24 dni w ciągu roku (jest postulat wydłużenia tego okresu do 36 dni), na wniosek pracownika złożony pracodawcy, bez ekwiwalentu, regulaminu i porozumienia z zakładową organizacją związkową,

- pracodawca nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej niektórym osobom (o tym więcej przeczytasz niżej),

- pracownika można skontrolować – przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej (zasady kontroli określi regulamin, polecenie pracy zdalnej lub porozumienie jej dotyczące), kontrola może dotyczyć procedur ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy oraz warunków BHP, kontrola będzie realizowana:

- w miejscu wykonywania pracy zdalnej,

- w godzinach pracy pracownika,

- po wcześniejszym uzgodnieniu z nim, tak by nie naruszać prywatności jego oraz domowników.

- pracodawca będzie uprawniony, żeby wykonać kontrolę trzeźwości pracowników.

Praca zdalna musi odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach,

Firmy przygotują nowe regulaminy pracy zdalnej oraz ustalą zasady wykonywania pracy zdalnej z wykorzystaniem firmowych materiałów i narzędzi pracy w miejscu wskazanym przez pracownika (np. pod adresem jego zamieszkania).

Kiedy pracodawca będzie mógł zlecić wykonywanie pracy zdalnej?

Ustawa zmieniająca Kodeks pracy wskazuje sytuacje, w których pracodawca będzie miał prawo polecić pracę zdalną.

- Taka sytuacja pojawi się w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, wprowadzenia stanu epidemii czy też stanu nadzwyczajnego oraz w czasie 3 miesięcy po ich odwołaniu - mówi Kamila Batorz SaldeoSMART.

- Pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej kiedy nie będzie mógł czasowo, z powodu działania siły wyższej, zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika (np. w przedsiębiorstwie dojdzie do poważnej awarii lub wybuchnie pożar) - dodaje.

Pracownik będzie musiał przed wydaniem polecenia oświadczyć, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Komu nie można odmówić home office

Projektowana ustawa zakłada, że pracodawca nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej niektórym osobom, m.in.:

- rodzicom wychowującym dzieci do 4 roku życia,

- kobietom w ciąży,

- osobom opiekującym się niepełnosprawnymi.

Pracodawca może odmówić, jeżeli praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.