Praca zdalna po nowemu. Jakie obowiązki ma pracodawca

W związku z nowelizacją przepisów o pracy zdalnej, która wchodzi w życie 7 kwietnia, na pracodawców czeka sporo nowych obowiązków.

Publikacja: 05.04.2023 20:24

Praca zdalna po nowemu. Jakie obowiązki ma pracodawca

Foto: Adobe Stock

Będą oni musieli m.in. przygotować regulamin pracy zdalnej, a także pokrywać niektóre koszty ponoszone przez pracowników wykonujących swoje obowiązki z domu.

Na początek zasady pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami). Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia porozumienia nie dojdzie do uzgodnienia jego kształtu ze związkami lub jeśli w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowych, zasady mogą też zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, pracodawca może na każdym etapie współpracy wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej lub zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.

Czytaj więcej

Praca zdalna w kodeksie pracy. Co warto wiedzieć

Jak wskazuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt porozumienie lub regulamin powinny określać, które grupy pracowników mogą być objęte pracą zdalną, jakie są zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę i ustalać ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. Należy także określić zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną (w tym sposób potwierdzania przez niego obecności na stanowisku pracy) oraz zasady kontroli wykonywania pracy oraz zachowania BHP.

Wskazane powinny zostać też zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady dotyczące konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.

Dodatkowe informacje przekazywane pracownikom powinny zawierać również:

• określenie w której jednostce organizacyjnej firmy znajduje się stanowisko pracy osoby wykonującej obowiązki zdalnie;

• wskazanie osoby lub organu, które są odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez niego pracy.

Czytaj więcej

Praca zdalna i nowe przepisy. Co warto wiedzieć w 2023 r.

Powyższe informacje muszą być przekazane pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Co ważne, nie będzie on mógł być traktowany np. w zakresie dostępu do szkoleń mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ani nie będzie mógł być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania jej.

Pracodawca będzie musiał zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania obowiązków zdalnie, w tym urządzenia techniczne. Po jego stronie będzie także zapewnienie odpowiedniej instalacji, serwisu czy konserwacji sprzętów lub pokrycie kosztów z tym związanych. Pracownik musi mieć też zapewnione szkolenia i pomoc techniczną.

- Ponadto pracodawca będzie pokrywał koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie. Jeśli pracownik będzie używał prywatnego telefonu, na pracodawcy będzie również ciążył obowiązek pokrycia związanych z tym udokumentowanych kosztów. W takiej sytuacji pracownikowi przysługiwać będzie wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez niego w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca powinien brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych - podkreśla Piotr Juszczyk.

- Przepisy przewidują również, że elementy takie jak zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokrywanie kosztów związanych z wykonywaniem jej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT - dodaje.

Będą oni musieli m.in. przygotować regulamin pracy zdalnej, a także pokrywać niektóre koszty ponoszone przez pracowników wykonujących swoje obowiązki z domu.

Na początek zasady pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami). Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia porozumienia nie dojdzie do uzgodnienia jego kształtu ze związkami lub jeśli w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowych, zasady mogą też zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, pracodawca może na każdym etapie współpracy wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej lub zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.

Pozostało 82% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Finanse firmy
Ogromne pieniądze dla start-upów
Materiał Promocyjny
Mity i fakty - Czy to prawda, że elektryczne auta palą się częściej niż spalinowe?
Finanse firmy
300 mln euro na ekologiczne przemiany firm
Finanse firmy
PARP: Niespodziewany nabór dla HoReCa
Finanse firmy
Oto TOP 3 naborów w czerwcu
Finanse firmy
Nowe pożyczki zabezpieczone gwarancją InvestEU