Potrzebne będą zmiany w kadrach

Gdy PPK zaczną obowiązywać, pracownicy działów HR i księgowi otrzymają nowe zadania. A jak wynika z badania przeprowadzonego przez „Rzeczpospolitą”, firmy wciąż nie czują się w pełni przygotowane na wdrażanie programu.

Już 1 lipca tego roku PPK będą obowiązkowe dla największych przedsiębiorstw, czyli tych, które zatrudniają co najmniej 250 osób. – Czuję, że PPK w Polsce będą sukcesem, bo są powszechne – wyznała Ewa Jakubczyk-Cały, partner zarządzający PKF Consult. Ale przedsiębiorcy wciąż czują niepewność dotyczącą nowego programu. Dlatego redakcje „Rzeczpospolitej” i „Parkietu” zorganizowały serię spotkań edukacyjnych dla osób, które będą odpowiedzialne za wdrażanie PPK w swoich firmach. Drugie już szkolenie adresowane do pracodawców odbyło się w Krakowie.

Podczas konferencji wielokrotnie przypominano, że za utworzenie PPK odpowiedzialni będą właśnie pracodawcy. – Wszyscy jesteśmy nastawieni na pracowników, nawet ustawodawca mówi: „wybierajmy firmę zarządzającą, żeby było najlepiej dla pracownika”, ale to pracodawca będzie odpowiedzialny za program, dlatego musi spojrzeć na wszystkie aspekty szeroko i nie dopuścić, by w którymkolwiek punkcie „podpaść” ustawie – mówiła Ewa Jakubczyk-Cały.

Olbrzymia czasochłonność…

Jakubczyk-Cały podkreślała znaczenie analizy przedwdrożeniowej, którą powinni sporządzić pracodawcy. Według rekomendacji prelegentki pracodawca powinien rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowego programu, zanim PPK będzie w jego firmie obowiązkowe.

Ekspertka zaznaczyła, że przede wszystkim należy zastanowić się nad tym, ilu i których pracowników trzeba objąć PPK; obliczyć, ile program będzie kosztował w kwocie minimalnej i maksymalnej. Na podstawie takich danych przedsiębiorca może oszacować, na jakie opcje PPK go stać, i dopiero wtedy rozpocząć promocję programu wśród pracowników.

– Zanim pracodawca zacznie rozmawiać ze związkami zawodowymi lub reprezentacją załogi, musi stworzyć własną drogę, jaką obierze przy wdrażaniu PPK. Musi wiedzieć, na co go stać, czy będzie go stać na benefity, co zamierza zaproponować. Powinien mieć swoje stanowisko, bo jest to program o charakterze strategicznym i długoterminowym – podkreśliła przedstawicielka PKF Consult.

Analiza przedwdrożeniowa powinna obejmować także weryfikację i atestację firm zarządzających funduszami. – Trzeba sprawdzić, czy w tych firmach dostępne są aplikacje, czy są one przydatne i czy będą ze sobą skorelowane, czy w momencie zmian aplikacja poinformuje użytkownika alertem czy trzeba będzie ręcznie przeglądać całą dokumentację – wyjaśniła Jakubczyk-Cały.

– Po takiej analizie można rozpocząć akcję promocyjną i informacyjną dla pracowników – tłumaczyła Jakubczyk-Cały, zaznaczając jednocześnie, że w ustawie widnieje przepis mówiący o tym, iż przed wdrożeniem programu pracodawca może informować swoich pracowników o tym, czym jest i jak działa PPK, ale nie jest do tego zobowiązany.

Dobrze przeprowadzona analiza i promocja pozwolą m.in. oszacować, ile osób zrezygnuje z PPK, a ile osób dobrowolnie przystąpi do programu. – Trzeba mieć w firmie przygotowaną politykę informacyjną z podziałem na to, czego wymaga ustawa, a o czym dodatkowo poinformować swoich pracowników – rekomendowała.

…i dodatkowe koszty

Poza samymi składkami po stronie pracodawcy pojawią się także inne wydatki. Pracodawca będzie musiał liczyć się z jednorazowymi kosztami na wdrożenie programu. Następnie w comiesięcznych wydatkach firmy pojawią się stałe kwoty związane z bieżącą obsługą PPK, w skład których wejdą składki oraz wydatki związane z administrowaniem dokumentacją, opłatami bankowymi czy obsługą korespondencji.

PPK sprawią, że wewnątrz firm zajdzie wiele zmian, pojawią się nowe obowiązki, które przełożony będzie musiał przypisać konkretnym osobom. – Dział HR określa politykę firmy, zastanawia się, jak z PPK zrobić benefity, ale to dopiero początek. Potem zajmują się tym działy kadr i płac oraz działy finansowe, które muszą zespolić systemy funkcjonujące w firmie z systemami finansowymi spółek zarządzających – wyjaśniła.

Hurtownie danych

Większość obowiązków wynikających z PPK jest po stronie pracodawcy. To także on będzie odpowiedzialny za prawidłowe przechowywanie dokumentacji dotyczącej programu. – Pracodawca ma obowiązek przyjmować oświadczenia woli, zapewnić możliwość składania dyspozycji przez pracowników, prowadzić dokumentację związaną z obliczaniem kwot do PPK oraz archiwizować dokumentację. Jednak w ustawie nie jest jasno powiedziane, w jaki sposób to robić i co dokładnie wchodzi w skład dokumentacji. Pracodawcy muszą przygotować wiele formularzy, a wzorów druku jako załączników do ustawy nie ma. Pracodawca musi wymyślić szablony dokumentów i system archiwizacji dokumentów, które zgodnie z ustawą muszą być przechowywane u niego – tłumaczyła Jakubczyk-Cały.

Zgodnie z rekomendacją ekspertki najlepiej wprowadzać dane do systemów agregacji w taki sposób, by istniała możliwość raportowania według wybranych kryteriów. – To jest spora praca koncepcyjna i informatyczna. I trzeba pamiętać, aby systemy przechowywania danych wewnątrz firmy były zintegrowanie z programami firm zarządzających – zaznaczyła prelegentka.