PPK wchodzą do średnich firm

Firmy, które zatrudniały 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób, nie mają wyjścia i muszą po 1 stycznia dostosować swoje działania do ustawy PPK. Mniejsze, zatrudniające ostatniego dnia grudnia 2019 r. od 20 osób, mają czas do 1 lipca 2020 r. Jednym i drugim nie będzie łatwo i niestety kosztownie.

Zgodnie z ustawą każda z firm, które zaczną w nowym roku pod nią podlegać, a szacuje się, że jest ich 14,7 tys., musi w porozumieniu z organizacją związkową wybrać instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK. W tych firmach, w których nie działa organizacja, musi ją zastąpić reprezentacja zatrudnionych. Czas na wspólne podjęcie decyzji o wyborze instytucji zarządzającej będzie do 24 marca 2020 r. Jeżeli porozumienia się nie osiągnie, firma odpowiedzialność za wybór zarządzającego będzie musiała ponieść sama. Czasu nie będzie dużo, ponieważ umowę trzeba podpisać do 24 kwietnia. Do tego dnia trzeba również określić wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez firmę dla poszczególnych grup zatrudnionych oraz sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat.

Terminów tych trzeba dotrzymywać, ponieważ karą za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest grzywna wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w firmie w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego – dla małych i średnich firm, które będą musiały zawrzeć umowy o zarządzenie PPK w 2020 r., punktem wyjścia będzie fundusz wynagrodzeń za 2019 r.

Kosztowne wdrożenia

Karze podlega również niezawarcie w terminie umowy z uprawnionym podmiotem finansowym o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej. W tym przypadku ustawa narzuca grzywnę wysokości od 1 tys. do aż 1 mln zł. Firmy będą też miały inne obowiązki dodatkowe, ponieważ zadaniem każdej będzie obliczania finansowanych przez siebie wpłat i ich odprowadzania do wybranej instytucji. Takie same działania będą musiały podjąć w imieniu pracownika, od którego będą pobierane wpłaty w dniu wypłaty wynagrodzenia.

Jakby tego było mało, firma będzie musiała prowadzić całą dokumentację dotyczącą PPK oraz przekazywać informacje każdemu z pracowników i wybranej instytucji finansowej. Kolejne obowiązki będą dochodziły wraz z zatrudnianiem kolejnych osób. Wprawdzie eksperci oceniają, że w najbliższych latach dodatkowe pieniądze od pracodawcy na poczet PPK mogą być atutem w pozyskiwaniu nowych pracowników, ale nie jest to takie pewne. Może się okazać, że pracodawcy będą chcieli ograniczyć koszty i zrezygnują z zatrudniania kolejnych osób. Namawiać potencjalnego pracownika na rezygnację z PPK też nie bardzo mogą, ponieważ jest to nie tylko nieetyczne, ale może być także kosztowne. Grzywna wynosi bowiem – podobnie jak w przypadku niedotrzymania terminów – do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Tymczasem, jak wynika z raportu KPMG, jeszcze jesienią dla 61 proc. firm wyzwaniem było przystosowanie systemów informatycznych do obsługi programu, co również kosztuje. Integracja odpowiednich systemów IT, które wspomagają wymianę informacji na linii pracownik–pracodawca oraz pracodawca–fundusz zarządzający, stanowi dodatkową inwestycję w programy finansowe, np. ERP, lub specjalne oprogramowanie, którego koszt może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Kosztem jest też zatrudnianie zewnętrznego dostawcy systemu informatycznego, a – jak wynika z badań KPMG – już co piąta firma to zrobiła. Niewiele też – tylko 6 proc. – firm uważa, że wprowadzenie PPK nie spowoduje

konieczności przeprowadzania jakichkolwiek zmian w systemach informatycznych. Poza tym 92 proc. planuje pójść po linii najmniejszego oporu i wdrożyć tylko minimalną wersję PPK.

Konieczne zmiany

Przy zadeklarowanej wpłacie podstawowej 2 proc. koszty pracownika przystępującego do PPK, którego płaca w 2019 r. została ustalona na minimalnym poziomie 2,25 tys. zł miesięcznie, wynosiłyby 45 zł miesięcznie, gdyby nie to, że wkład pracownika obliczany jest od wynagrodzenia brutto. Trzeba więc doliczyć zaliczkę na podatek od składki PPK pracodawcy, która od października 2019 r. wynosi 17 proc. Pracodawca wpłacał natomiast 33,75 zł.

Przy przeciętnym wynagrodzeniu, które w trzecim kwartale 2019 r. wyniosło 4931,59 zł, jeśli pracodawca i pracownik zadeklarują finansowanie PPK w planie minimalnym, sumy miesięcznych wpłat wynoszą odpowiednio 73,97 zł i 98,63 zł.

– Zakładając, że średniej wielkości firma zatrudnia 100 osób, co miesiąc na poczet pracowniczych planów kapitałowych pracodawca musi przeznaczyć dodatkowe 7397 zł. W skali roku obciążenie sięga więc blisko 89 tys. zł. Inwestycja w dostosowanie systemów informatycznych firmy, zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę programu czy zaangażowanie odpowiedniej instytucji finansowej pod PPK podnosi wydatki na implementację i funkcjonowanie nowego programu o kolejne kilkanaście tysięcy. Szacujemy, że koszt funduszu wynagrodzeń wzrośnie w średnich firmach nawet o 3 proc. – wylicza Alexander Beresford, CMO Finiata.pl.

W 2020 r. obciążenie wzrośnie jeszcze bardziej, ponieważ od 1 stycznia płaca minimalna zostanie podwyższona o 350 zł brutto – do 2,6 tys. zł brutto. Wzrosną więc też składki. Przy takich samych założeniach jak przyjęte do wyliczeń obciążeń za 2019 r. będą one wynosiły dla pracownika 52 zł miesięcznie plus podatek od wpłaty pracodawcy, a pracodawcy po 39 zł. W 2020 r. wzrośnie jednak również prognozowane przeciętne wynagrodzenie do 5227 zł. Przy planie minimalnym od takiej kwoty składka wyniesie dla pracodawcy 78,41 zł od osoby.

Wielka niewiadoma

Wokół PPK było i jest dużo szumu, ale firmy patrzą sceptycznie na wdrażanie programu, a czy reforma da efekty, też jest wielką niewiadomą. Wszystko w rękach instytucji zarządzających, do których będą wpływały składki.

– Na razie pracownicze plany kapitałowe, które funkcjonują na rynku, nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić, czy w przyszłości pracownicy osiągną lepszy efekt z odkładania swoich pieniędzy w ramach tego programu, biorąc pod uwagę zmieniającą się koniunkturę rynkową i inne czynniki makroekonomiczne, a także polityczne, niż gdyby wybrali inną opcję oszczędzania na emeryturę. Ponadto obowiązek wprowadzenia PPK przez pracodawców znacznie zwiększył koszt zatrudnienia pracownika, co istotnie wpływa na obniżenie rentowności firm – podkreśla Monika Żebrowska, Senior HR & Finance Manager w Clue PR.

W najgorszej sytuacji będą firmy najmniejsze. Kolejny krok wprowadzania PPK zaplanowany jest na 1 lipca 2020 r. Tego dnia do programu dołączy prawie 51,7 tys. małych przedsiębiorstw. Pozostaje pytanie, czy udźwigną nowe obciążenia. Podobnie jak mikroprzedsiębiorstwa, które zatrudniają do dziewięciu osób. Dla nich godzina zero wybije za rok – 1 stycznia 2021 r.