Najlepsze programy do pracy zdalnej na czas pandemii

Sprawdzamy jakie narzędzia mogą się przydać w domowym biurze i ułatwić pracę na odległość.

Najłatwiej na pełnowymiarową pracę zdalną przejść pracownikom biurowym i z branży IT, niemniej epidemia dotknęła wszystkie gałęzi gospodarki, dlatego wiele firm musi radzić sobie z nowym systemem zarządzania. Pomóc w tym mają liczne narzędzia, które koordynują pracę online.

Warto sprawdzić: Koronawirus zmienia terminy ważne dla firm

Narzędzia firmy Microsoft

Microsoft Teams to internetowa chmura zawierająca usługi niezbędne do skoordynowania pracy zespołowej. W jej skład wchodzą m.in. Microsoft Office oraz Skype. W odpowiedzi na kryzys związany z pandemią COVID-19 firma ogłosiła, iż platforma wraz z rozszerzonym pakietem jest bezpłatna dla nowych klientów na 6 miesięcy od 3 marca bieżącego roku. To dobra wiadomość zwłaszcza dla większych przedsiębiorstw, które dotychczas nie skorzystały z tego narzędzia komunikacji biznesowej.

Z kolei Microsoft Planner to oprogramowanie do zarządzania zadaniami w zespole. Aplikacja pozwala na graficzne rozdzielenie obowiązków między pracowników firmy. Planner porządkuje pracę w zespole poprzez planowanie zadań do zrobienia i odhaczanie ich, gdy zostały wykonane. Chętni mogą skorzystać z aplikacji, wykupując dostęp do pakietu Office 365 na rok.

Co na to Google?

Komunikator Hangouts Meet dedykowany klientom biznesowym pozwala na swobodne komunikowanie się poprzez spotkania wideo. Inaczej niż w przypadku Skype’a wystarczy skonfigurować spotkanie i udostępnić link uczestnikom telekonferencji. Członkowie zespołu oraz klienci nie muszą posiadać konta lub odpowiedniej wtyczki. Aplikacja jest łatwa w obsłudze, intuicyjna, a dodatkowo można w niej udostępniać ekran do prezentacji.

Podobnie jak w przypadku platformy Microsoft Teams, Google postanowił udostępnić od 3 marca do 1 lipca bieżącego roku bezpłatny dostęp do rozszerzonych wersji Hangouts klientom G Suite. W ten sposób umożliwiono użytkownikom spotkania do 250 osób na połączenie, transmisje na żywo dla maksymalnie 100 tys. widzów w domenie oraz możliwość rejestrowania spotkań i zapisywania ich na dysku Google. Bezpłatna usługa jest przeznaczona między innymi dla uczniów i studentów, którzy muszą odbywać naukę zdalnie.

Warto nadmienić, że Google oferuje też prostsze i bezpłatne rozwiązania, takie jak dysk czy otwarte dokumenty w Wordzie, do których dostęp uzyskuje się za pomocą linka.

Jeśli nie Microsoft i Google to może…

Trello to aplikacja do tworzenia list z zadaniami, bazująca na trzech podstawowych terminach, które pozwolą szybko opanować zasady omawianego narzędzia. Pierwszy element to tablice, czyli projekty lub foldery, które mogą mieć charakter prywatny lub publiczny. Kolejny komponent to listy tworzone w ramach tablic, budujące wizualny podział kart. Karty z kolei to konkretne instrukcje wykonania zadania w danym projekcie. Podstawowa wersja Trello bez żadnych dodatków jest bezpłatna. Opcje Business Class i Enterprise cenowo wahają się od 9,99 dol. do 20,83 dol. na użytkownika w skali miesiąca.

Warto sprawdzić: Te banki rezygnują z podwyżek i znoszą opłaty na czas pandemii

Slack z kolei to oprogramowanie będące usługą internetową opartą na chmurze. Zawiera wbudowany czat, który pozwala na przeprowadzenie rozmowy z członkiem utworzonej grupy. Komunikator bazuje na podziale treści otwartych dla wszystkich członków grupy oraz zamkniętych dla wybranych adresatów. Tym sposobem właściciel firmy komunikując się indywidualnie z pracownikami może wybrać odpowiedni kanał, aby przesyłane pliki nie trafiły w niepowołane ręce. Slack ułatwia komunikację głosową oraz tekstową i podobnie jak w przypadku Trello, posiada darmową wersję. Płatny pakiet mieści się w granicy od 6,67 dol. do 12,50 dol. na miesiąc.

Marcin Gołąbek, konsultant ds. marketingu internetowego, prezes Stowarzyszenia Wzmacniacz i wykładowca Uniwersytetu Jagiellońskiego zwraca uwagę na rozsądne finansowanie usług komunikacji biznesowej.

– Prawie zawsze można znaleźć bezpłatne odpowiedniki narzędzi, za które trzeba płacić. Nie muszą być gorsze. Często jednak płacimy za coś więcej niż możliwości, które oferuje dane narzędzie. Płacimy za łatwą i szybką konfigurację, automatyzację, priorytetowy dostęp do pomocy technicznej, brak konieczności posiadania dodatkowego sprzętu, czy narzędzi – tłumaczy Gołąbek

Jego zdaniem kalkulacja w przypadku home office może dotyczyć tego, czy lepiej zapłacić za opcje premium, które przyśpieszą i usprawnią pracę lub zapewnią wygodne warunki jej realizacji, czy za czas, który pracownicy poświęcą na odnalezienie się w jakimś mniej optymalnym systemie.

– To nie jest dobry czas na mnożenie rozwiązań, za które płacimy. Powinniśmy raczej przyglądać się liście wydatków, w tym tych za rozwiązania cyfrowe i rezygnować z tych pozycji, co do których opłacalności mamy wątpliwości – dodaje ekspert.

Tradycyjne narzędzia komunikacyjne

Skype, Facebook, Messenger, WhatsApp, Gmail – to środki komunikacji biznesowej, które nie wymagają przeszkolenia w celu ich użycia, ponieważ większość z nas sięga po nie na co dzień. Zamknięta grupa na Facebooku czy zbiorcza konwersacja na Messengerze pozwolą właścicielom firm zlecać zadania, wstawiać linki do chmur internetowych i bezpośrednio kontaktować się z pracownikami. Ponadto dobrym sposobem na utrzymanie jakości pracy jest ewaluacja i raportowanie wykonanych obowiązków w krótkich okresach czasowych – na przykład pod koniec tygodnia.

Warto sprawdzić: Prywatna polisa a walka z koronawirusem. Za co zapłacą?

Marcin Gołąbek radzi, by przedsiębiorcy podchodzili do całej sytuacji ze spokojem i zrozumieniem. – Nawet jeśli pracownicy nie mają technicznych problemów z obsługą narzędzi cyfrowych, wyzwaniem może być sama organizacja pracy. W jednym gospodarstwie domowym, może znajdować się nawet kilka osób, które muszą pracować lub uczyć się zdalnie, a nie każdy ma kilka komputerów lub łącze internetowe o dużej przepustowości – podkreśla Gołąbek.

– Dla tych, którzy nie mieli dotychczas okazji pracować w ten sposób, samo przejście na zdalny system, może być dużym wyzwaniem. Przystosowanie się do takiego funkcjonowania będzie wymagało czasu. Negatywne emocje i wywieranie zbyt dużej presji, tym bardziej w sytuacji, gdy przedsiębiorstwa mają zaniedbania w sferze digitalizacji, nie usprawnią pracy – dodaje nasz rozmówca.

Utrzymanie dyscypliny

Praca zdalna w domowym zaciszu nie zawsze sprzyja efektywności, dlatego idealnym rozwiązaniem jest minutnik wyznaczający przerwy w pracy. Mając uściślone ramy czasowe swoich obowiązków pracownik jest w stanie się bardziej skupić na bieżących obowiązkach.

Ponadto, aby zespół działał w sposób skoordynowany warto wprowadzić zasadę core hours. Jest to przedział czasowy w ciągu dnia, obejmujący kilka godzin (np. od 9 do 13), podczas którego każdy pracownik powinien być dostępny online wykonując swoje zadania.