Pełna obsługa przez internet

Przez ostatnie trzy lata udało się zamienić ZUS w sprawny e-urząd, w którym klienci mogą wszystko załatwić online.

Odprowadzamy do ZUS składki, otrzymujemy emerytury i inne świadczenia. Wszystko to odbywa się bez żadnych zakłóceń dzięki systemowi informatycznemu zbudowanemu w ZUS w ciągu ostatnich kilkunastu lat.

O jego złożoności świadczą choćby podstawowe dane. Z kompleksowego systemu informatycznego ZUS korzysta ok. 40 tys. użytkowników wewnętrznych. Pozwala on obsługiwać 7 mln emerytów i rencistów oraz 2 mln płatników odprowadzających składki za 15 mln ubezpieczonych. Wielkość bazy danych to ok. 70 TB (1 terabajt to bilion bajtów). Dla porównania w przypadku systemu IACS Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, obsługującego dopłaty dla rolników, jest to ok. 7 TB.

Zdalna obsługa

Informatyzacja ZUS ma bezpośrednie przełożenie na jakość obsługi klientów. Dzięki niej możliwe było stworzenie nowych kanałów komunikacji z ubezpieczonymi, świadczeniobiorcami i płatnikami.

Powstały centralne rejestry: członków OFE, ubezpieczonych i płatników. Każdy ubezpieczony ma teraz w ZUS odrębne konto i subkonto, na których zapisywane są nasze składki. Od trzech lat działa program ePłatnik, który jest doskonałym narzędziem do przesyłania online z własnego profilu na platformie usług elektronicznych dokumentów rozliczeniowych przez przedsiębiorców. Co ważne, narzędzie to jest bezpłatne, a korzystanie z niego nie wymaga posiadania podpisu kwalifikowanego.

ZUS uruchomił też centrum obsługi telefonicznej. Wiele spraw można załatwić przez telefon, na tych samych zasadach co w placówce ZUS. Z call center można korzystać także poza godzinami pracy placówek ZUS.

Jeszcze większą swobodę dają urzędomaty. Jest ich już prawie 200. Zostały zainstalowane nie tylko w oddziałach ZUS, ale też np. w urzędach miasta i na poczcie. Są dostępne dla klientów przez całą dobę. ZUS stał się więc e-urzędem, w którym wszystkie sprawy można załatwić m.in. zdalnie, bez wychodzenia z domu.

Współpraca z wieloma firmami IT

Budowa kompleksowego systemu informatycznego (KSI) trwała od 1997 r., kiedy to podpisano umowę z Prokom Software (był to jeden z największych tego typu kontraktów na świecie). W 2010 r. umowa ta wygasła i dokonano ostatecznego odbioru systemu, przejmując jednocześnie pełnię autorskich praw majątkowych.

Celem zarządu ZUS było, aby wykonawców w ramach projektów IT wybierano w ramach otwartych postępowań przetargowych, umożliwiając tym samym start szerszemu gronu podmiotów niż dotychczas. Wpłynęło to także w znacznym stopniu na zmniejszenie kosztów rozwoju systemów informatycznych ZUS, nie tylko samego KSI.

Dziś ZUS od strony informatycznej jest obsługiwany przez ok. 160 firm, w tym największe światowe korporacje, jak IBM, Atos, HP, Capgemini.

Stały rozwój systemu

Obecny model rozwoju i utrzymania KSI został oparty na najlepszych praktykach i standardach w tej dziedzinie oraz na rekomendacjach (opublikowanych przez UZP w 2009 r.) dotyczących zamówień publicznych na systemy informatyczne. W rekomendacjach tych znajduje się m.in. zalecenie, by zamawiający przejmował prawa do oprogramowania. Poza tym rekomendowane jest rozdzielenie procesów rozwoju i utrzymania systemu informatycznego jako warunków konkurencyjności przyszłych postępowań związanych z wyborem wykonawców usług.

Kompleksowy system informatyczny musi być stale rozwijany, ponieważ konieczne jest dostosowanie jego rdzenia do zmieniających się przepisów prawa. W ubiegłym roku dotyczyło to na przykład zasiłków macierzyńskich, systemu waloryzowania emerytur, zmiany w OFE.

Cykl edukacyjny „czego nie wiesz o ubezpieczeniach społecznych” przygotowano we współpracy z ZUS.

Kolejny odcinek cyklu: „Czego nie wiesz o ubezpieczeniach społecznych”, ukaże się 2 lipca 2015 r.