Jak banki pomagają w weryfikacji kontrahenta i horrorze z VAT

Rejestr podatników VAT, czyli biała lista, obowiązuje od 1 września 2019 r., ale już od 1 stycznia tego roku za niestosowanie się do nowych przepisów można ponosić kary. Przelew za usługi i produkty wystawiony przez płatnika VAT i opiewający na co najmniej 15 tys. zł na rachunek inny, niż zgłoszony do urzędu skarbowego i potwierdzony w systemie STIR, nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Można też ponieść solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy, jeżeli nie rozliczy on podatku od tej transakcji.

Warto sprawdzić: Teraz biznes musi pilnować, gdzie przelewa pieniądze

Bez archiwum ani rusz

Wystawianie przelewów stało się czasochłonne, ale wystawianie ich z przyszłym terminem płatności jeszcze bardziej, ponieważ urząd skarbowy musi mieć potwierdzenie, że rachunek bankowy, na który przedsiębiorca wysłał przelew, znajdował się na białej liście w dniu zlecania płatności. Ewidencjowanie kilkunastu czy kilkudziesięciu faktur może stać się więc horrorem, nawet jeżeli ich część nie obejmuje przyszłych płatności.

Jakby tych nowości było mało, to od 1 kwietnia 2020 r. dużych przedsiębiorców, którzy są podatnikami VAT, a od 1 lipca 2020 r. pozostałych podatników VAT, będzie obowiązywał nowy JPK_VAT, który będzie obejmował deklarację i ewidencję, w której trzeba będzie oznaczać faktury podlegające obowiązkowemu split payment.

JPK_VAT będzie w dwóch wariantach: JPK_V7M – dla podatników, którzy rozliczają się miesięcznie – i JPK_V7K – dla podatników, którzy rozliczają się kwartalnie. Kwartalna wysyłka dokumentu nie będzie jednak możliwa. Trzeba będzie o niej pamiętać co miesiąc, ponieważ przedsiębiorcy rozliczający się co trzy miesiące będą zobowiązani do składania JPK_VAT co miesiąc, np. JPK_VAT w części ewidencyjnej za styczeń – do 25 lutego, JPK_VAT w części ewidencyjnej za luty – do 25 marca – i wreszcie JPK_VAT w części ewidencyjnej za marzec oraz deklaracją za styczeń, luty i marzec – do 25 kwietnia.

Samo znalezienie kontrahenta na białej liście w dniu wysyłania przelewu to jeszcze nie wszystko. Zawsze trzeba też wygenerować potwierdzenie weryfikacji w pliku PDF i go zarchiwizować w postaci elektronicznej, w formie zrzutu z ekranu lub wydrukowanej – co jest najmniej ekonomiczne i nieekologiczne i nie powinno być w ogóle rekomendowane.

Warto sprawdzić: Biała lista, czarna wizja. Sankcje i kary za pomyłki z VAT

Na pomoc swoim klientom ruszyły niektóre banki i zaczęły udostępniać rejestr rachunków VAT w bankowości internetowej i mobilnej. To dobra informacja, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy dotychczas wykorzystywali do celów firmowych konto osobiste, a teraz są na etapie wybierania rachunku firmowego.

Wobec nowych obowiązków podatkowych i w obliczu nowych sankcji, warto mieć rachunek w tym banku, w którym można liczyć na pomoc w weryfikacji płatników VAT. Kilka banków daje takie możliwości – większość bezpłatnie, przynajmniej na razie.

Pomoc bezpłatna…

Od połowy grudnia możliwość sprawdzenia rachunku na białej liście podatników bezpośrednio w formularzu przelewu mają klienci PKO BP i Banku Millennium.

Usługa w iPKO biznes jest dostępna w trakcie tworzenia przelewów jednorazowych, split payment, paczek przelewów oraz zleceń stałych. Przy składaniu zlecania przelewu wystarczy uzupełnić numer rachunku oraz NIP kontrahenta i kliknąć „Sprawdź rachunek kontrahenta”. Weryfikacja jest możliwa w dowolnym momencie wprowadzania nowej transakcji, np. na etapie edytowania, podpisywania lub przed wysłaniem zlecenia. Kolejnym udogodnieniem jest archiwizacja wyników i dat weryfikacji w szczegółach przelewów lub paczek przelewów oraz uwidocznienie jej w historii transakcji i potwierdzeniu zlecenia.

Warto sprawdzić: Zwrot nadwyżki VAT można przyspieszyć

Podobnie jest w Banku Millennium, który – jak podkreśla Halina Karpińska, dyrektor departamentu bankowości elektronicznej, wprowadził nową usługę w odpowiedzi na potrzeby klientów biznesowych narzekających na czasochłonność weryfikacji partnerów biznesowych na stronie resortu finansów. Informacja o dacie weryfikacji i jej wyniku dostępna jest w Millennium, podobnie jak w PKO BP, w historii wysłanych zleceń. W przypadku zleceń wysłanych na rachunki spoza rejestru klient może również wygenerować dokumenty z wymaganym prawem zawiadomieniem o transakcji, skierowanym do właściwego urzędu skarbowego.

Na życzenie klientów weryfikację rachunków umożliwił również DNB Bank Polska w bankowości internetowej DNB. – W momencie uruchomienia białej listy podatników uznaliśmy, że nowy obowiązek spoczywający na naszych klientach tak naprawdę dotyczy także usług banku: realizacji transakcji płatniczych. Nasi klienci szybko zadeklarowali chęć skorzystania z rozwiązania, w którym to bank dokonuje weryfikacji rachunków zgodnie z białą listą – mówi Bartłomiej Gzik, ekspert bankowości transakcyjnej w DNB Bank Polska.

Weryfikacja jest możliwa zarówno przy wprowadzaniu zlecenia przelewu, jak i przy przetwarzaniu zleceń w postaci paczek i działa dla płatności we wszystkich walutach dostępnych w DNB. – Nasze rozwiązanie gwarantuje firmie ochronę przed konsekwencjami przewidzianymi przez Ministerstwo Finansów, a także pozwala na wysoki poziom automatyzacji obowiązkowego procesu weryfikacji rachunków bankowych z Białą Listą. Poprawna weryfikacja każdej transakcji potwierdzana jest na wyciągu bankowym. W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji zlecenie nie jest realizowane – zapewnia Izabela Tyczyńska, kierownik rozwoju produktów w DNB Bank Polska.

…płatna

Weryfikować kontrahentów można również w Pekao. Usługa jest aktywna w bankowości internetowej PekaoBiznes24 i obejmuje wszystkie typy przelewów, dla których rachunek jest prowadzony: krajowe, split payment i przelewy krajowe w walucie. Bezpłatnie można z niej jednak korzystać w ramach promocji tylko do 25 stycznia. Później trzeba będzie płacić po 50 zł miesięcznie.

Warto sprawdzić: Podzielona płatność już obowiązkowa

ING Bank Śląski możliwość weryfikacji kontrahentów udostępnił w systemie ING Księgowość dla przedsiębiorców. – Sprawdzanie rachunku na białej liście oraz statusu VAT podatnika stanowi uzupełnienie wprowadzonego kilka miesięcy temu mechanizmu split payment i pozwala chronić naszych klientów przed kosztownymi błędami i sankcjami skarbowymi – podkreśla Arkadiusz Kuczera, wiceprezes operatora usługi ING Księgowość.

Z usługi mogą korzystać klienci ING i jest ona dla nich bezpłatna.

Od 7 stycznia 2020 r. weryfikować rachunki na białej liście można bezpłatnie w mBank CompanyNet. Jeśli przy księgowaniu przelewu nie będzie rachunku odbiorcy na białej liście, zlecenie zostanie odrzucone, a przedsiębiorca będzie musiał sam podjąć decyzję, jak postąpić dalej.

W serwisach bankowych kontrahenta wyszukuje się po numerze NIP. Jeżeli się go nie zna, pozostaje samodzielna weryfikacja na stronie resortu finansów lub na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), na której wyszukiwanie jest możliwe na kilka sposobów: po numerach NIP lub REGON, według numeru rachunku bankowego lub szukając nazwy firmy.

Pomocników przybywa

Pomoc w weryfikacji kontrahentów na białej liście oferują również inne instytucje. Forma doradcza KPMG utworzyła K-scanner. Narzędzie to weryfikuje wpisy w bazie REGON, np. szukając zawieszonej działalności lub ogłoszenia upadłości, sprawdza też czas funkcjonowania firmy, zakres jej działalności (PKD) oraz zachowuje zwracany przez Ministerstwo Finansów unikalny numer ID zapytania, który potwierdza wykonanie sprawdzenia na białej liście.