Postępująca transformacja cyfrowa przedsiębiorstw sprawia, że wiele procesów przenoszonych jest z nośników papierowych na cyfrowe.
Nie wszystkie zadania można jednak scyfryzować od razu, czasami to kwestia przepisów, wewnętrznych procedur, a zdarza się, że przyzwyczajeń klientów. Można jednak wygodnie połączyć oba światy: analogowy i cyfrowy oraz wydajnie nimi zarządzać dzięki usługom Managed Print Services (MPS).
MPS-y przebojem wdarły się do świata wielkich korporacji. Wiele z nich przekazało kwestie związane z zarządzaniem drukiem na zewnątrz swych struktur. Czy zarządzanie usługami druku sprawdzi się w mniejszych organizacjach? Czy można optymalizować nakłady finansowe? A co z bezpieczeństwem przepływu danych?
PROSTA DROGA DO OSZCZĘDNOŚCI
Co tak urzekło zarządzających korporacjami, że zdecydowali się na taki krok? Odpowiedź nie wymaga skomplikowanej analizy na poziomie wyższej matematyki. Chodzi o oszczędności, bezpieczeństwo i wygodę. Usługi MPS zapewniają stabilizację i przewidywalność kosztów w odniesieniu do wydatków ponoszonych na dzierżawę urządzeń i ich eksploatację. Zastosowanie MPS-u wiąże się zazwyczaj ze zmniejszeniem liczby urządzeń drukujących i zastąpienie ich urządzeniami wielofunkcyjnymi, które są bardziej wydajne. MPS pozwala też monitorować ilość drukowanych materiałów i wypracować w tym obszarze znaczące oszczędności. Można dokładnie oszacować, ile się drukuje, co, które działy firmy używają tej opcji najczęściej i w najszerszym zakresie. Uzbrojeni w taką wiedzę menedżerowie mogą efektywnie zarządzać tym aspektem działalności przedsiębiorstwa. Nowoczesne urządzenia drukujące to nie tylko drukarki, ale też skanery i maszyny działające w sieci połączeń z innymi urządzeniami w biurze: komputerami, tabletami czy smartfonami. Same poinformują o kończącym się tonerze, uszkodzeniach i ułatwią automatyzację procesu serwisowego oraz pozwolą na zamówienie materiałów eksploatacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem.
Specjaliści IT wiele uwagi przykładają do kwestii związanych z poprawą efektywności procesów biznesowych oraz standardów bezpieczeństwa Niemniej istotne wydają się sprawy związane z ograniczeniem zużycia papieru i dbaniem o środowisko. W tym obszarze rozwiązania klasy MPS mają wiele do zaoferowania – od mechanizmów kontroli pracowników, pozwalających zauważalnie zmniejszyć liczbę wydruków, przez wymuszanie pewnych zasad, np. drukowania dwustronnego, po szersze odejście od papieru na rzecz dokumentów i formularzy cyfrowych.
BEZPIECZEŃSTWO W PARZE Z WYGODĄ
Usługi zarządzania drukiem podnoszą też bezpieczeństwo obiegu informacji w firmie pozwalając go dokładnie kontrolować, a użytkownikowi skupić się na prowadzeniu biznesu. Systemy MPS pomagają w ocenie ryzyka, zabezpieczaniu floty urządzeń i zarządzaniu nią, zapewnianiu zgodności z normami bezpieczeństwa druku oraz utrzymaniu najnowszych standardów ochrony.
Warte podkreślenia jest, że polepszenie poziomu bezpieczeństwa nie odbywa się kosztem wygody w korzystaniu z urządzeń biurowych ba, podnosi ją nawet. Bezpieczne drukowanie bezprzewodowe ze smartfonów i tabletów ułatwia integrację urządzeń, dzięki czemu zespoły mogą korzystać z dowolnych narzędzi, które mają pod ręką. Funkcje drukowania na żądanie zapewniają, że dokumenty są drukowane tylko po uwierzytelnieniu w drukarce. Dzięki temu, nie dochodzi do sytuacji, gdy poufne dokumenty leżą zbyt długo w odbiorniku i dowolna osoba, która akurat przechodzi obok, może mieć do nich dostęp. Funkcja follow-me printing umożliwia użytkownikom wysłanie zadania druku z komputera stacjonarnego lub laptopa, a następnie odebranie wydrukowanych dokumentów – po autoryzacji – z dowolnej innej drukarki w sieci. Dokumenty potrzebne do spotkania z klientem można więc pobrać, po drodze, z drukarki znajdującej się najbliżej sali konferencyjnej.
Materiał powstał we współpracy z HP
