Geografia nie stanowi już żadnej bariery

Marlena Piekut, dyrektor Pionu HR i Relacji z Klientem w LINK4
Marlena Piekut, dyrektor Pionu HR i Relacji z Klientem w LINK4
materiały prasowe

Możemy zatrudniać ludzi z całej Polski. Po pandemii należy się spodziewać, że wiele gałęzi biznesu przejdzie na hybrydowy model pracy, a ostatnie miesiące udowodniły, że da się pracować z domów, a firma na tym nie traci – mówi Marlena Piekut, dyrektor Pionu HR i Relacji z Klientem w LINK4.

Pandemia postawiła przed pracodawcami ogromne wyzwania. Trudności nie ominęły także branży ubezpieczeniowej. Czy musieliście ograniczyć zatrudnienie?

Absolutnie nie. Nie moglibyśmy sobie na to pozwolić. Mimo niesprzyjających okoliczności firma musi funkcjonować i funkcjonuje normalnie. Nie tylko nie zmniejszyliśmy liczby pracowników, ale także kontynuujemy rekrutacje w normalnym trybie z tą różnicą, że od marca są one prowadzone on-line. Wypracowaliśmy system, który znakomicie się sprawdza. Na wirtualnym spotkaniu z kandydatem jest rekruter i przyszły przełożony. Po spotkaniach osób do rekrutowanych wysyłamy ankiety, w których pytamy o ocenę procesu rekrutacyjnego. Spływające informacje zwrotne pokazują, że jako korporacja proces rekrutacji zdalnej mamy opanowany bardzo dobrze.

Warto sprawdzić: Dobre Assistance to mniej kłopotów

A co po zatrudnieniu nowego pracownika? Jak wygląda obecnie proces wdrażania go w obowiązki i strukturę korporacji?

Zarówno rekrutacja jak i on-boarding, czyli przejście nowego pracownika przez biura, przedstawianie mu kolejnych pionów organizacji czy pierwsze szkolenia też z sukcesem zorganizowaliśmy w formule zdalnej. Jeszcze rok temu nikt by nie pomyślał, że firma może z powodzeniem funkcjonować w ten sposób. Bo formuła zdalna dotyczy nie tylko nowych, ale prawie wszystkich pracowników. Dla całej załogi, jeszcze w 2019 roku opracowaliśmy cały cykl szkoleń. Odbywają się one również w formule zdalnej, zarówno z trenerami wewnętrznymi jak i firmami zewnętrznymi. To pokazuje zarazem, że i rynek, nasi partnerzy, też przetransferowali swoje szkolenia z warsztatów fizycznych na warsztaty zdalne. 2020 rok zapamiętamy w LINK4 jako rok, w którym już kilka procent naszych pracowników nigdy nie było w siedzibie firmy.

Czy po pandemii wrócą czy może raczej pojawią się pierwszy raz w biurze, czy model zdalny pozostanie na stałe?

Na pewno część pracowników pojawi się w biurze. Spodziewam się jednak, że po pandemii biznes, nie tylko w branży ubezpieczeń, przekształci się w model hybrydowy. W obszarze HR, LINK4 w pewnej części obecna formuła będzie kontynuowana. Pozwala na optymalizację działań zwłaszcza na wstępnych etapach kontaktów z nowymi pracownikami. Model pracy zdalnej pokazał jeszcze jedną ważną rzecz. Okazało się, że bez problemu możemy dziś zatrudniać (np. w call center) nie tylko ludzi z Warszawy czy spod Warszawy, którzy codziennie musieli dojechać do biura. Teraz wiemy, że mogą u nas pracować osoby z dalszych miejscowości, właściwie z całej Polski. Geografia nie stanowi już żadnej bariery. Drugi pozytywny wniosek jest taki, że przekonaliśmy się iż część procesów biznesowych można uprościć, ułatwić, zdigitalizować – oczywiście nie wszystkie, bo umowy o pracę nie da się podpisać zdalnie – ale ileś wewnętrznych działań, wcześniej obsługiwanych przez ludzi, zostało zastąpionych przez mechanizmy robotyczne.

Jak z sukcesem przestawić bądź, co bądź sporą korporację jaką jesteście, na nowe zdalne działanie? CO jest najważniejsze w takim modelu?

W formule zdalnej – w HR – są dwie kluczowe sprawy. To bardzo mocne stawianie na zaangażowanie pracowników – mimo tego, że ich nie ma w biurze – oraz odpowiednia formuła komunikacji wewnętrznej. Jak skutecznie i optymalnie dotrzeć z informacją, w formule zdalnej, do kilkuset pracowników – to zadanie było kluczowe i przed pandemią, a teraz nabiera jeszcze większego znaczenia.

Warto sprawdzić: 5 tys. za zachorowanie dziecka na COVID-19

Udało się tego dokonać?

Od początku było jasne, że musimy maksymalnie wykorzystać dostępną technologię, ale nawet najlepsza technologia nie będzie przydatna, gdy zawiedzie komunikacja. Dlatego w LINK4 został powołany Zespół Zarządzania Kryzysowego, który od początku pandemii na bieżąco informuje pracowników o wszelkich decyzjach. Pozwoliło to na uniknięcie chaosu informacyjnego oraz sprawną kontynuację pracy i zmienianie jej formuły. Zespół opracował i wdrożył wszystkie niezbędne regulacje. Jedną z pierwszych była sprawa przebywania w biurze – dla zachowania bezpieczeństwa epidemicznego ograniczyliśmy do niezbędnego minimum wizyty pracowników w siedzibie spółki, umożliwiając jednocześnie takie sytuacje, gdy trzeba było np. przekazać lub odebrać np. sprzęt – odbywa się w to w rodzaju „śluzy bezpieczeństwa”. Tym pracownikom, którzy ze względu na konieczność zachowania ciągłości pracy spółki muszą przebywać w biurze, zapewniliśmy wszelkie niezbędne środki takie jak maseczki, płyny dezynfekcyjne, rękawiczki itp.

A co z tymi, którzy nie przychodzą do firmy? Udało się utrzymać zaangażowanie, o którym pani wspomniała?

– Tak, poziom zaangażowania jest bardzo wysoki. Poszczególne zespoły są ze sobą w codziennym kontakcie. Mają spotkania statusowe, zebrania. A my jako HR na bieżąco komunikujemy pracownikom nie tylko to, co się dzieje w związku z pandemią, czyli rekomendacje czy zalecenia rządu, służb, ale także nowe zalecenia podjęte w związku z tym przez spółkę. Wypracowaliśmy też swoisty zestaw standardów pracy zdalnej – 10 punktów, które ujęły w całość najistotniejsze zagadnienia istotne dla pracowników. Znalazły się tam też zalecenia dotyczące „domowego BHP” – czyli np. tego, żeby pracujący zdalnie pamiętali o robieniu przerw podczas pracy przy komputerze czy ćwiczeniach fizycznych.

Z bardzo dobrym przyjęciem spotkał się cykliczny newsletter „Zdalnie też jest fajnie”, w którym od samego początku inspirujemy odbiorców dobrymi praktykami: jak zdrowo pracować zdalnie, jak zorganizować obowiązki zawodowe i pogodzić je z domowymi, jakie zdrowe nawyki żywieniowe warto wziąć pod uwagę przy pracy w domu. Do tego co tydzień Prezes Zarządu LINK4 Agnieszka Wrońska wysyła wiadomość do wszystkich pracowników, informując nie tylko o kluczowych z puntu widzenia firmy sprawach, ale i motywuje, chwali, wskazuje szczerze na ryzyka, ale zarazem podpowiada, zachęca i pokazuje, że wszyscy jesteśmy jednym zespołem i każdy, nie ważne gdzie i przy jakim urządzeniu pracuje, jest ważny i potrzebny. To bardzo wpływa na zaangażowanie.

Warto sprawdzić: LINK4 i Orlen łączą siły. Punkty VITAY za ubezpieczenie

To o ludziach, ale proszę powiedzieć więcej o technologii, z której korzystacie. Kłopotliwe było przestawienie wszystkiego na on-line?

Nie, bo byliśmy na to przygotowani. Systematycznie testujemy nasze systemy na wypadek pojawienia się sytuacji kryzysowych takich jak np. pandemia. Mamy sprawny dział IT, który pomógł przemodelować system pracy LINK4. Zapewniliśmy pracownikom wszystkie narzędzia i komputerowe, niezbędny sprzęt, dostęp do sieci. Wszystko po to, by wirtualne struktury w maksymalnym stopniu przypominały te z fizycznego biura. W tym względzie trzymamy cały czas rękę na pulsie, dokonujemy update’ów i oprogramowania biznesowego, i tego naszego, dedykowanego, także wymiany sprzętu, by praca przebiegała sprawnie i by błyskawicznie eliminować problemy techniczne.

LINK4 to korporacja. Każdy pracownik korporacji wie, że ma w pracy dostęp do kawy czy herbaty. Kawa czeka na powrót ludzi do biura?

Jest u nas nie tylko kawa, ale i owoce dla pracowników. Ale ani kawa, ani owoce nie czekają. Środki wydawane wcześniej przez LINK4 na zakup owoców przekazaliśmy na rzecz dwóch instytucji charytatywnych: domu dziecka i domu samotnej matki. A „biurową kawę”, notabene bardzo dobrą, podarowaliśmy personelowi dwóch szpitali.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Czy zwrócą za usługi rzeczoznawcy

Miałem stłuczkę, którą likwidowałem z ubezpieczenia OC sprawcy. Towarzystwo uznało, że doszło do szkody ...

Nie musisz przepłacać za OC

Jak można legalnie ograniczyć koszty Składki za komunikacyjne ubezpieczenie OC rosną. Jak wynika z ...

Kancelaria może być pomocna w walce z ubezpieczycielem, ale trzeba uważać na niekorzystne zapisy, które może ona zastosować

Uważaj, kto pomaga ci uzyskać odszkodowanie

Chcesz skorzystać z pomocy kancelarii odszkodowawczej? Może się okazać, że na pomocy więcej stracisz, ...