Osoby rozpoczynające przygodę z własnym biznesem zobowiązane są zgłosić do odpowiednich urzędów numer konta wykorzystywany w prowadzeniu działalności. Jeśli firma rejestruje się w z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG) nie musi oddzielnie składać informacji o rachunku do ZUS i Urzędu Skarbowego. Wystarczy jeden raz podać numer właściwego konta – przy wypełnianiu formularza rejestracyjnego lub zmianowego (jeśli chcemy zmienić rachunek na inny) w CEIDG – a instytucja ta poinformuje o nim inne.
Typowego rachunku firmowego nie mają w obowiązku posiadać przedsiębiorcy, którzy co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 pracowników i osiągali roczny obrót netto poniżej 2 mln euro. Zgodnie z przepisami polskiego prawa mogą oni opłacać składki ZUS i podatki na poczcie, a zwroty podatku odbierać w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy (również Ci, którzy ubiegają się o zwrot VAT-u) muszą rozliczać się z ZUS i US za pomocą konta w banku lub w SKOK-u.
Przepisy nie zabraniają więc w żaden sposób korzystania z rachunku osobistego. To dobra wiadomość dla wszystkich tych, którzy: prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, nie rozliczają VAT-u, nikogo nie zatrudniają i dokonują wyłącznie kliku rozliczeń w miesiącu.
Kluczowym warunkiem jaki powinno jednak spełniać zgłaszane do CEIDG konto osobiste, jest to żeby rachunek miał tylko jednego posiadacza. Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą nie można posługiwać się rachunkiem wspólnym, przypisanym małżeństwu. Według przepisów, nie nadaje się ono do prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż operacje jakie są na nim wykonywane nie dają się jasno przypisać jako wyłączne działania przedsiębiorcy. Następuje pomieszanie wydatków prywatnych i firmowych, co stanowi duży problem podczas kontroli skarbowych.
Dodatkowo, korzystanie z rachunku osobistego w celach firmowych nie zawsze zgodne jest z regulaminem danej instytucji. Wiele banków zastrzega sobie w dokumentacji dotyczącej prowadzenia ROR, że konto dedykowane osobom prywatnym, nie może być wykorzystywane do rozliczeń w działalności gospodarczej.
