Za utworzenie PPK w firmie jest odpowiedzialny pracodawca i to głównie na niego czekają nowe obowiązki, wiążące się z wprowadzeniem PPK

To pracodawcy odpowiadają za wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzać pracowniczymi planami kapitałowymi oraz za zawarcie z nią umowy o prowadzenie PPK w imieniu swoich pracowników. Dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie pracodawcy i zrozumienie wszystkich wymogów.

Co istotne, od obowiązku założenia PPK zwolnione są firmy prowadzące PPE ze składką nie niższą niż 3,5 proc. , do którego przystąpiło przynajmniej 25% zatrudnionych pracowników.

Wybór instytucji i podpisanie umów

Wyboru dostawcy PPK dokonuje pracodawca. W całym procesie analizuje on oferty różnych dostawców i musi skonsultować tę kwestię ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników. W przypadku braku porozumienia, na 30 dni przed ostatecznym terminem podpisania umowy o zarządzanie z instytucją finansową, pracodawca ma prawo wybrać daną instytucję samodzielnie. Wśród -podmiotów dopuszczonych do oferowania PPK są:
• Powszechne Towarzystwa Emerytalne
• Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych
• Towarzystwa Ubezpieczeń na Życie
• Pracownicze Towarzystwa Emerytalne.

Przy wyborze operatora PPK warto wziąć pod uwagę jego pozycję na rynku, doświadczenie oraz wyniki, jakie uzyskuje w inwestowaniu długoterminowym i oszczędzaniu z przeznaczeniem na przyszłą emeryturę. Oferty wszystkich firm obsługujących PPK można znaleźć na portalu mojeppk.pl

Po wybraniu instytucji obsługującej PPK pracodawca musi zawrzeć z nią umowę. Musi to nastąpić najpóźniej na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć taką umowę. Dla największej grupy pracodawców termin ostateczny na zawarcie umowy o zarządzanie PPK to 25 października 2019 roku. Do pracodawców, którzy nie wywiążą się w terminie z tego obowiązku, Polski Fundusz Rozwoju wystosuje wezwania do zawarcia takiej umowy z wyznaczoną instytucją finansową lub wezwanie do poinformowania o zawarciu tej umowy z wybraną instytucją. Pracodawca będzie miał obowiązek podpisania umowy w terminie 30 dni od otrzymania wezwania. Krótko mówiąc, pracodawcom trudno będzie uniknąć zawarcia umowy z instytucją finansową oferującej pracownicze plany kapitałowe.

Oprócz podpisania umowy na zarządzanie, Pracodawca będzie musiał także, w imieniu swoich pracowników podpisać umowę na prowadzenia PPK. Jeśli pracownik nie złoży oświadczenia o rezygnacji z PPK, zostanie przypisany zgodnie z wiekiem do odpowiedniego Funduszu Zdefiniowanej Daty. Kolejne decyzje są już przywilejem pracownika.

W przypadku największych pracodawców, którzy rozpoczną stosowanie ustawy od 1 lipca 2019 roku, termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla obecnie zatrudnionych, upływa 12 listopada 2019 roku.

Obowiązki informacyjne

Wdrożenie PPK w firmie to dla pracodawcy także obowiązki informacyjne. Poza takimi zadaniami jak: terminowe naliczanie i przekazywanie wpłat, pilnowanie terminu ponownego podjęcia wpłat, czy administrowanie dokumentacją PPK, pracodawca powinien również poinformować pracowników o:
• ponownym zapisaniu do PPK co 4 lata
• możliwości zadeklarowania składki dodatkowej
• możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia
• obowiązku złożeniu wniosku o wypłatę transferową, jeśli pracownik jest uczestnikiem innego PPK.

Względem instytucji zarządzającej, pracodawca będzie miał dodatkowo obowiązek informowania o dyspozycjach pracownika, związanych z rezygnacją z oszczędzania w PPK , wysokością składek oraz o ponownym odprowadzeniu składek za danego uczestnika.

Przygotować budżet firmy

Najbardziej istotną kwestią we wdrożeniu PPK z punktu widzenia przedsiębiorcy jest tak naprawdę zabudżetowanie dodatkowych kosztów. Pracodawca po założeniu PPK będzie miał obowiązek dokonywać wpłat podstawowych w wysokości 1,5 proc. wysokości wynagrodzenia brutto pracownika. Wartość ta uwzględnia wszystkie elementy wynagrodzenia, tj. premie kwartalne, nagrody roczne itp.

Dodatkowo, pracodawca będzie miał możliwość dokonywania wpłat w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia – ich wysokość może być uzależniona od stażu pracy pracownika oraz innych czynników opisanych w wewnętrznym regulaminie pracodawcy.

Przeliczając to na konkretnym przykładzie, dodatkowy koszt dla pracodawcy z tytułu PPK, u którego średnie wynagrodzenie wynosi 4000 zł na pracownika, wyniesie 60 zł na osobę miesięcznie. Przy założeniu, że mamy do czynienia z przedsiębiorstwem zatrudniającym 300 osób, z których 75 proc. zdecyduje się oszczędzać w PPK, miesięczny koszt dla pracodawcy to 13,5 tys. zł, o ile nie zdecyduje się on na podwyższenie wpłaty dla swoich pracowników. Limit do którego może być podwyższona składka tj. 4%, jest atrakcyjny i może stać się przedmiotem uzgodnień ze stroną pracowniczą.

Co jako pracodawca muszę zrobić, aby wprowadzić PPK:

• Zaplanować dodatkowy budżet dla firmy w planach finansowych
• Rozpocząć prace nad dostosowaniem systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK
• Odbyć konsultacje ze stroną społeczną (reprezentacja pracowników, związki zawodowe)
• Wybrać instytucję finansową do zarządzania PPK i zawrzeć umowę o zarządzanie PPK
• Przedstawić wybór pracownikom, przeprowadzić akcję informacyjną na temat PPK
• Zgłosić pracowników do PPK – zawrzeć w imieniu pracowników umowę o prowadzenie PPK
• Naliczyć pierwsze wpłaty do PPK i przekazać do instytucji zarządzającej

Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi PPK, które są dostępne na stronie www.ppkpocztylion.pl